Outputlösungen

Unsere langjährige Erfahrung als Spezialist im Bereich der Papierausgabesysteme (Druck, Fax, Kopie, Multifunktional) zeigt uns, dass gerade bei großen Unternehmen durch die Optimierung der Hardware-Ausstattung ein enormes Einsparungspotential besteht.

Die Drucker- und MFP-Branche hat in den letzten Jahren einen enormen Wandel hinter sich gebracht. Drucker wurden immer mehr vernetzt, Farbe hat Einzug ins Büro erhalten und trotz des vergangenen Slogans des „papierlosen“ Büros ist der Drucker nicht aus den Büros wegzudenken. Der Einsatz von E-Mail und Internet hat die Art der Kommunikation verändert. Gleichzeitig kannten die Preise in den letzten Jahren in der Regel immer nur einen Weg, nämlich den nach unten. Dies erfreut natürlich den Kunden, aber gleichzeitig ist das Sparpotenzial auf der Preisseite weitestgehend ausgeschöpft, so dass kaum noch Einsparungen auf der Einkaufsseite mehr erzielt werden können.

Unter diesem Blickwinkel gerät ein neuer Kostenblock in den Fokus, der schwer zu beziffern ist, nämlich die versteckten oder unbekannten Druckkosten. Fast kein Unternehmen kann exakt beziffern, wie groß die Gesamtaufwendungen für Druckkosten sind.

Wir sehen hierbei immer wieder die Problematik von falsch gewählten Ausstattungen, unterschiedlichen Beschaffungsmodalitäten, zu hohen Preisen, unflexiblen Vertragsformen, uvm. was faktisch enorme Zusatzkosten produziert. So liegen die Betriebskosten gerade im Druckbereich bei mehr als 75% der Gesamtkosten eines Systems.
Deshalb ist es sinnvoll die einzelnen Systeme und deren Anwendungen zu analysieren, um daraus resultierend einen Optimierungsvorschlag auszuarbeiten, der Ausstattungsmerkmale und Konditionen verbessert.

Kosteneinsparungspotentiale entstehen durch die gezielte Optimierung eines Gesamtpaketes aus Produkten und Abwicklung.

Um genau so eine Optimierung zu erreichen, bedarf es detaillierte Informationen der momentanen Situation, mit Abläufen, Ausstattung und Kosten der einzelnen Stellplätze.

Vor diesem Hintergrund forcieren wir eine neue Betrachtungsweise der Kosten auf Kundenseite:

MDS – Managed Document Service:

Übersetzt könnte man MDS als „Ganzheitliche Organisation aller Kundenaspekte um das Dokument“ bezeichnen. Ziel dieser Strategie ist es, die Situation des Kunden als Ganzes zu betrachten und alle Kosten um das Dokument zu erfassen und dann im nächsten Schritt zu optimieren.

Daher müssen beide Kostenblöcke, sichtbare Kosten und versteckte Kosten getrennt betrachtet werden.

Sichtbare Kosten

• Papier
• Finanzierung
• Verbrauchsmaterial
• Wartungskosten

Versteckte Kosten

• Diverse Ausgabegeräte von unterschiedlichen Herstellern
• Unterschiedliche Beschaffer
• Zu viele Geräte im Einsatz
• Ungenügende Auslastung
• Hohe Aufwendungen beim Support oder Hotline
• IT-Kosten
• Unzureichende Kostenkontrolle
• Kein Output Management
• Keine Document Solutions

Auf den Punkt gebracht:
Mit den professionellen Managed Document Services (MDS) können Sie bedeutende Einsparpotenziale erschließen. Zunächst analysieren wir Ihre bestehende Output-Infrastruktur, Ihre Dokumentenprozesse, Ihre tatsächlichen Outputkosten und Ihre spezifischen Anforderungen.

Durch systematische Auswertung der erfassten Daten entwickeln wir dann eine individuelle Optimierungsstrategie. Nach der Implementierung sorgen wir mit fortlaufendem Management dafür, dass auch dauerhaft alles perfekt ineinandergreift.

Die tatsächlichen Ausgaben eines Unternehmens für den Dokumenten-Output betragen durchschnittlich 5 bis 10 % der jährlichen Gesamtkosten. (Quelle: IDC, 2008)

Aus dem ganzheitlichen Tool von Managed Document Service können wir auf die Anforderungen unserer Kunden exakt reagieren und uns auf bestimmte Bereiche konzentrieren.

Eine komplette Übersicht über Managed Document Service werden wir Ihnen auf Wunsch gerne zukommen lassen oder stehen Ihnen auch in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung.